1. Mit der Fusion der drei Zweckverbände KIVBF, KDRS und KIRU mit der Datenzentrale Baden-Württemberg im Jahre 2018 sind die unterschiedlichen ausgestalteten vertrags- und sonstigen rechtlichen Beziehungen zwischen den einzelnen Zweckverbandsmitgliedern und den alten Zweckverbänden im Wege der Gesamtrechtsnachfolge auf Komm.ONE übergegangen. Hieraus resultierte in der Übergangsphase die parallele Geltung von mindestens drei unterschiedlichen Regelwerken und Rechtsbeziehungen zwischen Komm.ONE und den Kunden in Baden-Württemberg.
2. Ziel der Fusion ist der Erhalt einer wettbewerbs- und zukunftsfähigen kommunalen IT in Baden-Württemberg. Dabei liegt der Fokus nach wie vor auf der dauerhaften Verbesserung von Leistungen (Qualität, Service und Kosten) für Bestands- und Neukunden, in dem die lokalisierten Synergien in den Leistungsprozessen sukzessive realisiert werden sollen. In einer nun fast zweijährigen Übergangszeit wurden die bestehenden Regelwerke und Rechtsverhältnisse zwischen Komm.ONE und den ehemaligen getrennten Zweckverbandsmitgliedern fortgeführt sowie die Entgelte für die von den Kunden bezogenen Leistungen nach den damaligen Verbandsgebieten gesplittet, damit kein Verbandsmitglied durch die Fusion schlechter gestellt wurde. Nunmehr sollen die bestehenden rechtlichen Beziehungen vereinheitlicht, zusammengeführt und auf einen einheitlichen Standard umgestellt werden, um die mit der Fusion erzielbaren positiven Effekte weiter voranzutreiben.
3. Zu diesem Zweck hat der Verwaltungsrat der Komm.ONE aufgrund seiner Ermächtigung im ADVZG in seiner Sitzung am 23.12.2020 (Umlaufverfahren) eine neue Benutzungsordnung als Satzung beschlossen, die das Benutzungsverhältnis zwischen den Kunden und Komm.ONE unter Einbeziehung von weiteren Regelwerken regelt, begründet und ausgestaltet. Damit die weiteren, standardisierten Regelungen in das Benutzungsverhältnis einbezogen werden können, sieht die Benutzungsordnung für die Begründung des Benutzungsverhältnisses den Abschluss eines öffentlich-rechtlichen (Rahmen-)Vertrages vor. Dieser öffentlich-rechtliche (Rahmen-)Vertrag ist aufgrund der rechtlichen Vorgaben aus dem Verwaltungsverfahrensgesetz einmalig schriftlich abzuschließen. Im Anschluss können die weiteren „Einzelaufträge“ nach den Regeln dieses öffentlich-rechtlichen (Rahmen-)Vertrages und der Benutzungsordnung – wie gewohnt - erteilt werden.
4. Ausführungen zur Ausgangslage und den Inhalten der weiteren Dokumente:
Angesichts der Vielfalt vertraglicher, teilweise veralteter Regelwerke war ein Auftrag an die Komm.ONE, auf Basis einheitlicher und standardisierter Regelwerke für Verträge und Produktbeschreibungen größtmögliche Transparenz bei der hoheitlichen Leistungserbringung für ihre Träger herzustellen. Die bisherigen Regelwerke wurden konsolidiert und entsprechend den rechtlichen Vorgaben aus dem der Komm.ONE zugrundliegenden Gesetzes über die Zusammenarbeit bei der automatisierten Datenverarbeitung (ADVZG) angepasst. Daraus ist das nachfolgend aufgeführte Vertragswerk entstanden:
a) die Benutzungsordnung in der Form der Satzung
b) der öffentlich-rechtliche Vertrag in der Form eines Rahmenvertrages ohne Abnahmeverpflichtung der auf die weiteren Dokumente verweist:
c) der Standard-Service Level-Katalog,
d) der Produktkatalog,
e) die Allgemeinen Vertragsbedingungen (AVB) mit den drei Bestandteilen:
- Allgemeine Auftragsbedingungen,
- Regelungen für die Verarbeitung personenbezogener Daten im Auftrag,
- Regelungen zur Datensicherheit.
Die Benutzungsordnung enthält Öffnungsklauseln, so dass von der Benutzungsordnung abgewichen werden kann, wenn und soweit dies in den Bestimmungen für zulässig erklärt wird.
Überblick Zeitschiene:
- 01.01.2021 Fortgelten der aktuellen Vertragssituation für Bestandsgeschäft, Umstellung auf verbindliches Regelwerk und des neuen Produkt- und Entgeltkataloges bei Neugeschäft.
- 01.07.2021 Migration der aktuellen Bestandsverträge und Einführung des neuen Produkt- und Entgeltkataloges bei allen Kunden auch für das Bestandsgeschäft.
- 01.01.2023 Integration der EVB-IT Regelungen in das Standard Vertragswerk entsprechend den Empfehlungen der neuen Arbeitsgruppe aus dem Kreis der Mitgliederbeiräte 4IT.
Portfolio- und Entgeltharmonisierung
Arbeitsprämissen aus dem Fusionsauftrag:
Aus der Fusion heraus wurde der Auftrag an die Komm.ONE erteilt, die Produkt- und Entgeltharmonisierung so durchzuführen, dass im Endergebnis folgende Aspekte sichergestellt sind:
1. Im Verbandsgebiet der Komm.ONE AöR zahlen alle Mitglieder für gleiche Produkte und Leistungen gleiche Entgelte.
2. Die Entgeltmodelle sollen einer Positionierung der Komm.ONE als IT-Dienstleisterin am Markt nicht entgegenstehen.
3. Die Entgeltmodelle und Entgelte der jeweiligen Produkte sollen mittel- bis langfristig eine eigenständige Refinanzierung ermöglichen. Das Gesamtergebnis mit Niederschlag im Komm.ONE Produktkatalog stellt insgesamt einen vertretbaren politischen und wirtschaftlichen Kompromiss dar, enthält keine Entgeltsteigerung im Vergleich zum Status quo 2019 und liefert zwar Umverteilungseffekte, die aber unter Verwendung des virtuellen Eigenkapitals der Regionen angemessen kompensiert werden können.
Über die konkreten Auswirkungen für Ihre Kommune wurde bereits im Vorfeld ausführlich informiert.
Benutzungsordnung
Die Benutzungsordnung von Komm.ONE wurde als Satzung beschlossen und regelt Grundsätze für das Benutzungsverhältnis zwischen den Kunden und Komm.ONE. Unter Einbeziehung von den weiteren Regelwerken, die dieses näher ausgestaltet.
Allgemeine Vertragsbedingungen
Diese sind modular aufgebaut und decken integriert die Regelungen für alle relevanten Leistungsbereiche von Komm.ONE ab. Die Regelungen der Vorgängerinstitutionen wurden fortgeschrieben und konsolidiert. Integriert wurden als weitere Mehrwerte die Regelungen zum Datenschutz und zur Informationssicherheit. Damit entfällt auch der zusätzliche Abschluss einer ADV-Vereinbarung.
Standard Servicelevel Katalog
Für eine transparente und verständliche Darstellung unserer grundlegenden Servicezusagen, die unterschiedslos für alle unserer Kunden und alle unserer Produkte gelten, haben wir den Standard Servicelevel Katalog erstellt. Dieser wird durch produktbezogene Service Levels ergänzt.
Produktkatalog
Dieser enthält die konsolidierten IT-Leistungen und zughörigen Entgelte von Komm.ONE mit weiteren ergänzenden Informationen.
5. Für die Umstellung der bestehenden Regelwerke auf den neuen einheitlichen Standard ist der einmalige schriftliche Abschluss des öffentlich-rechtlichen Vertrages durch die Bürgermeisterin erforderlich, dessen Ermächtigung und Beauftragung diese Drucksache insbesondere vorsieht und ermöglichen soll.
Kosten bisher: 5.775,80
Kosten neu: 8.164,93
Anlagen:
1. Öffentlich-rechtlicher Vertrag
2. Satzung der Komm.ONE zur Regelung der Benutzungsverhältnisse vom 23.12.2020 (Benutzungsordnung)
3. Weitere Dokumente: Allgemeine Vertragsbedingungen (AVB), Standard-Service-Level-Katalog